Cómo implementar la gestión de procesos de negocio

La gestión de procesos de negocio (BPM, en inglés Business Process Management) es un conjunto de software y servicios que proporcionan una visibilidad completa de los procesos de negocio de una empresa. Es un sistema de gestión y automatización, que puede utilizarse para guiar estos procesos y maximizar el valor del negocio.

¿Por qué es útil la BPM?

La gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudar a una empresa a controlar sus recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos. Además, establece las bases para las funciones de negocio tanto a nivel interno como de cara al exterior.

Los procesos gestionados por un BPM se vuelven más eficientes debido a la capacidad de detectar fallos y los motivos por los cuales estos se están dando.

Además, BMP ayuda a que las diferentes partes de una organización trabajen juntas de forma eficiente y eficaz para alcanzar cualquiera que sea el objetivo común.

¿Cómo implementar la gestión de procesos de negocio?

El concepto BPM incorpora análisis de procesos industriales y/o comerciales, automatización, optimización, diseño de flujo de trabajo y estrategia comercial. Es necesario diseñar un plan de implementación y adaptarlo a las características únicas de cada negocio.

Existen 6 pasos necesarios a la hora de implementar un BPM:

1. Identificar numerosos procesos teniendo lugar en los distintos departamentos. Una vez identificados, deberán instaurarse métricas para examinar cada proceso actual y los objetivos de cada uno de ellos. De esta forma quedará definida la dirección del proyecto y las áreas que vayan a componerlo.

2. Calificar objetivos y características/estado de cada proceso. Es necesario estructurar los procesos definidos como procesos TO-BE. No hay que olvidar tener en cuenta todos los requisitos adicionales y las métricas programadas para mejorar.

3. Clasificar procesos por coste y magnitud para conocer prioridades. Antes de la implementación por partes y una vez calificados los procesos, deben considerarse los costes y la magnitud de cada uno de ellos para poder clasificarlos en orden de prioridad.

4. Elegir proceso para probar. Si bien uno puede sentirse tentado a intentar automatizar el proceso causante del mayor caos, el primer proceso que debe automatizarse al implementar una solución BPM debería ser relativamente sencilla de administrar y de riesgo moderado.

5. Seleccionar Software de BPM con tranquilidad y cuidado. El software debe permitir una fácil colaboración y comunicación, y debe permitir definir flujos de trabajo sin tener que contratar a un programador o sacar a alguien del equipo de TI.

6. Diagramar el flujo de trabajo. De esta forma, el propietario del proceso identificará las tareas redundantes o comenzará a ver qué es posible con la automatización. Es importante mantener el proceso al mínimo para que los procesos manuales no se filtren en el sistema.

7. Monitorear y medir tras la implementación, para poder ajustar y realizar cambios. BPM se construye sobre una base de compromiso con la mejora continua. Sólo si se supervisa, se mide y se ajusta de manera táctica y manejable, mejorará de manera interactiva el proceso de BPM la empresa estará preparada para expandir BPM a otros procesos.

¿Qué tener en cuenta?

  • Identificar a los responsables del proceso y ponerse de acuerdo con el equipo para que todas las partes interesadas estén integradas e involucradas desde el principio.
  • Establecer puntos de referencia. Al elegir la/s prioridad/es más importante/s, no se desviará la atención a intentar alcanzar múltiples objetivos en vano.
  • Prueba piloto, poniendo a prueba el flujo de trabajo de BPM. De esta forma, se podrá capacitar a las personas o jugar con las funciones de la solución de software BPM sin arriesgar nada, a la vez que se detectan posibles problemas.
  • Estar listo para cambiar y flexibilidad a la hora de afrontar BPM. Con la rápida adopción de la computación en la nube y el software como servicio (SaaS), las empresas hoy en día necesitan un software BPM que se adapte bien a su sistema existente y se pueda ajustar con él para una mejor integración.

Mucho más que un proyecto

BPM constituye pasos definibles involucrados, sin embargo, se trata más de un viaje hacia la optimización de procesos y un enfoque para lograrla que de un proyecto en sí.

La implementación de BPM requiere planificación, comunicación y trabajo duro, pero es un primer paso hacia la automatización y optimización de procesos.

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